Créer mon espace de concertation sur Colidée
Quel que soit votre projet, recueillir des idées sur des sujets de société ou développer la nouvelle stratégie de votre modèle économique, Colidée vous permet de co-construire le développement de solutions appropriées et opérationnelles par le savoir de personnes impliquées, par l’usage ou la connaissance.La réussite de la concertation repose sur la combinaison de plusieurs facteurs auxquels il faut être attentif.
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Déterminer un cadre clair pour définir la concertation
Il s'agit tout d’abord de définir clairement l’intérêt de l’espace de concertation. Pour cela, il est nécessaire de se poser les bonnes questions avant de lancer une concertation sur Colidée : Quel est « l’objet » traité et son contexte ? Quels sont les objectifs du processus de concertation ? Qui vont être les participants ?
Ce travail préalable permet de construire l’identité du projet pour assurer la compréhension des Colideurs :
- Un titre précis qui évoque le sujet de la concertation
- Un sous-titre qui montre le sens où l’intérêt de la concertation
- Une brève description qui renseigne les points forts du contexte et des enjeux de la concertation
- Une typologie qui cadre la finalité de la concertation.
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Partager un socle de connaissances commun
L'espace « Présentation » est indispensable pour construire un socle commun de connaissances pour les parties prenantes du projet. Il invite donc à rendre compte du cadre de la concertation.
Ici, partagez un édito signé pour montrer vos convictions et vos attentes sur la démarche ou créez une page pour expliquer le contexte, partager les objectifs de la démarche et/ou les enjeux de la concertation. Il est aussi bienvenu de dédier une page à une Foire Aux Questions (FAQ), elle permet de renseigner les Colideurs sur les questions les plus fréquemment posées à propos de l’organisation ou du contexte.
Toujours dans l’espace « Présentation », évoquez le processus de participation dans son ensemble. Il est important de préciser sur quoi portent les échanges ainsi que la nature du lien entre les participants et la décision finale. Cela garantit la clarté de la démarche et donc la confiance des Colideurs. N’hésitez pas à déposer en libre accès des présentations (PPT, PDF, etc.) ou d’autres documents, comme un diagnostic, qui servent de ressources aux Colideurs.
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Anticiper les objectifs pour déterminer les thématiques de concertation
Pour construire un espace de concertation efficace, il faut définir au préalable les objectifs pour les participants. Ils permettent de cadrer la participation mais doivent rester ouvert à des propositions diverses et ne pas créer de barrière à la co-construction. Aussi, ces objectifs légitiment les thématiques qui aide le Colideur à participer, à structurer ses idées, à demeurer force de proposition.
Avec les thématiques, il devient possible de co-construire une tendance commune, de donner du sens à la réflexion collective. Elles peuvent être des questions (type méthode des « 5 W » - who, what, where, when & why), des débuts ou des fins de phrases ouvertes, des verbes ou simplement des catégories d’idées. Sachez clôturer la participation de certaines thématiques lorsque que les sujets ont été suffisamment abordés et créez de nouvelles thématiques pour guider l’approfondissement de la réflexion.
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Rassembler les personnes impliquées sur le projet
Les participants à votre concertation, appelés Colideurs, seront vos alliés et d’excellents relais de l’information. Pour initier la concertation, il est recommandé d’ouvrir le projet à une communauté réduite, dite du « premier cercle ». Comprenez ici que votre projet peut rester privé, avant de l’élargir par cercle concentrique et de la rendre éventuellement publique. Votre cible doit trouver un bénéfice à participer, trouver la satisfaction de prendre part à l’action collective. N’hésitez pas à mettre en relation les Colideurs pour créer une synergie et développer le sentiment d’appartenance à la communauté. Un tableau de bord de votre projet est accessible afin de connaitre votre auditoire et adapter votre communication
Pour approfondir une thématique, rassemblez les Colideurs aux idées convergentes pour créer un dynamique. Encouragez l’interaction entre ces Colideurs qui partagent la même ambition et faites avancer le fond de la réflexion : une équipe engagée indique une concertation réussie ! En tant qu’animateur de concertation, vous devez polariser les efforts et les capacités de chacun des Colideurs. Ce rôle d’équilibre ne vous autorise pas à freiner les opinions divergentes ni les tensions entre Colideurs. Cela est signe de bon fonctionnement, développe la créativité et défi la performance des colideurs.
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Donner vie à l’espace de concertation pour le rendre attractif
L'espace de concertation doit être embelli : plus vous remplirez les champs de renseignement disponibles et utiliserez les fonctionnalités proposées, plus votre espace de concertation sera attractif. Ajoutez un maximum d’éléments d’inspiration (textes, images, vidéos) pour acculturer et stimuler la créativité .
A ce titre, téléchargez une photo pour le bandeau qui inspire la prise de hauteur sur votre sujet ou votre organisation. Utilisez l’espace « Galerie » pour partager tous vos médias, comme des reportages photos et/ou vidéos issus de vos temps de concertation physique. Anticipez et tenez à jour les actualités du projet et le calendrier d’événements, ces espaces rendent compte de la vie passée, actuelle et future de votre concertation. Dans le même registre, pensez à inclure des images dans vos textes pour les rendre plus agréables. Vous pouvez également insérer des liens web sur vos images.
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Soutenir et animer la concertation
- Animation digitale continue
Il est primordial d’animer votre concertation sur Colidée. Suivez en temps réel les participations des Colideurs dans l’onglet « Participer » grâce aux notifications reçues afin de contrôler l’esprit constructif des participations. Apportez une réponse ou des précisions aux participations lorsque cela est nécessaire. Pour les participations qui attirent votre attention, épinglez-les pour les mettre en avant.
L'onglet « Sonder », quant à lui, offre la possibilité de recueillir à tout moment l’avis des Colideurs sur les prochaines thématiques à aborder, les futures étapes de la concertation... L’espace « Actualités » est aussi à votre disposition pour communiquer régulièrement auprès de la communauté qui sera avertie des évolutions par le biais de notifications. Incitez les Colideurs à aimer leurs contributions préférées et à s’engager, cela vous permettra respectivement d’identifier les contributions les plus populaires et de constituer des groupes de travail pour les mettre en œuvre.
Par ailleurs, un système de « tag » des participations vous permet, en tant qu’animateur, d’interagir avec vos Colideurs et de les informer sur la prise en compte de leurs participations : « en cours d’étude », « en cours de réalisation » et « concrétisé ». Cette fonctionnalité a la qualité de valoriser les Colideurs proactifs. Elle permet aussi d’établir un processus de sélection collective. Par exemple, determinez un seuil de 10 likes comme déclencheur de concrétisation. Ensuite, les Colideurs doivent se responsabiliser, directement sur les contributions, en s’engageant à devenir acteurs de la concrétisation des actions les plus appréciées.
- Animation de temps physique
anisation de temps physiques permet de créer une dynamique de concernement vertueuse à la réflexion collective. La planification de ce type d’événement sert de points de repères pour les Colideurs sur les étapes de la concertation. Faites-les contribuer en direct sur leurs smartphones lors d’une rencontre au format world café par exemple. Diffusez la page « Participer » à l’assemblée.
La neutralité et la qualité de l’animation conditionnent le succès de la concertation : animez la discussion, faites preuve d’écoute active, menez des échanges argumentés. Prévoyez un temps de réflexion par thématique traitée.
Autre point clef de réussite, vous devez terminer le temps d’intelligence collective par une restitution « à chaud ». Indispensable pour apporter une reconnaissance à l’implication des Colideurs, Colidée analyse pour vous en temps réel les participations depuis l’onglet « Analyser ». Le nuage de mot vous offre une vue graphique des tendances, par thématique si vous le souhaitez. Vous basculez ensuite sur les « Tendances internet » pour dégager les sujets consensuels correspondant aux mots les plus employés. Donnez-leur du sens en les associant à des recherches internet ou une liste de contributions contenant ces termes à titre d’exemple. Pour aller plus loin dans l’analyse, il est pertinent de repérer les éléments de langage utilisés. Faites des associations entre les noms et les verbes pour appréhender un espace culturel, par exemple.
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Des éléments pour rendre compte de l’efficacité de la concertation
Grâce aux fonctionnalités de tri, de visualisation ou d’analyse de Colidée, constituez un bilan, une restitution ou une synthèse des résultats à chaque étape cruciale du processus de concertation. Ouvrez une page dans l’espace « Synthèse » : faites ressortir, par exemple, les tendances et les contributions les plus aimées par les Colideurs. L’idée est de rendre concret les sortants de chaque temps fort pour marquer une transition et l’associer à la finalité du projet. Pour ce faire, appuyez-vous aussi sur les pages où sont répertoriées les idées à l’étude, retenues et concrétisées.
L’intelligence collective initie un passage d’un système hiérarchique avec des prises de décisions arbitraires à un système de co-construction progressiste. Coconstruite par le plus grand nombre, la décision diffuse une valeur collective supérieure à une autre qui serait issue d’un seul individu.
