L'animation de la concertation

Consultez le guide pour créer et animer votre espace de concertation

Qu’elle soit règlementaire ou volontaire, la concertation est une démarche par laquelle les décideurs d’un projet consultent les personnes impactées par ce projet (citoyens, riverains, salariés…) pour leur permettre de participer à la construction dudit projet. La sensibilité des sujets, la divergence des points de vue, l’hétérogénéité du groupe, la technicité des informations portées à connaissance, les jeux d’influence à l’œuvre, la nécessité de créer une vision partagée, l’importance de favoriser l’expression de tous et d’activer l’intelligence collective… font de ce type de réunion un exercice délicat qui requiert une maîtrise fine des techniques de communication et d’animation et qui exige de la part de l’animateur pédagogie, diplomatie et écoute pour composer en bonne intelligence avec le groupe et le mener vers un objectif commun.

Faciliter l’instauration d’un dialogue constructif entre les acteurs en vue de faire émerger un projet commun innovant, utile, efficace et durable : telle est la responsabilité de l’animateur dans le contexte singulier de la concertation.

1. Faire preuve de neutralité, d’impartialité dans l’animation de la concertation

La neutralité et l’impartialité dans l’animation sont indispensables. Le groupe a besoin de sentir qu’il y a une présence impartiale qui, quoiqu’il arrive, saura le guider au-delà de ses doutes, contradictions et éventuelles divisions. Au travers de sa posture, l’animateur incarne une neutralité et une rigueur qui sont le reflet du sérieux et de la transparence du processus de concertation, il arbitre en faveur du collectif avec équité et autorité, illustre, reformule et argumente, le cas échéant. L’animateur fait preuve d’intelligence émotionnelle sans jamais se laisser déborder par les émotions.

2. Donner un cadre et des objectifs clairs en transparence

La confiance naît dans la simplicité de lecture du système dans lequel l’individu évolue. Le bien-fondé de la démarche, le chemin à parcourir et les étapes de réflexion à franchir doivent être lisibles et compréhensibles par les participants. En appréciant la distance à l’objectif, le participant a un sentiment de maîtrise qui l’encourage à avancer. Les participants doivent pouvoir se rendre compte que leur contribution est essentielle pour faire avancer le sujet. En ce sens, l’animateur respecte un plan d’animation défini et doit toujours garder à l’esprit les sortants envisagés du temps participatif en temps contraint pour éviter des digressions. La gestion du temps permet de conserver la motivation et l’implication des participants et ainsi de garantir que la réflexion avance vers les objectifs fixés en amont.

3. Créer un climat de confiance et prendre en compte la dimension émotionnelle du groupe

En faisant confiance à l’intelligence collective, en permettant à chacun d’exprimer et partager ses idées et ses réflexions de manière progressiste, on crée un champ de confiance à l’échelle du tout. La confiance dont nous avons tous besoin pour avancer sereinement. Créer un climat de confiance, de bien-être, de bienveillance, de respect et d’écoute est essentiel dans l’animation. L’animateur endosse une posture positive et ouverte. Il est autant attentif à son langage verbal que non-verbal : il soigne la formulation de ses questions, choisit ses mots et ses gestes, garde le contact visuel avec le groupe en continu. En faisant confiance à l’intelligence collective et en instaurant un climat de confiance, les relations se simplifient.

4. Fluidifier les échanges et pratiquer l’écoute active

Être à l’écoute est probablement un élément clé mais savoir exprimer ses émotions au sein du collectif en est sûrement un autre. S’exprimer dans un espace de confiance avec le recours à des éléments de langage communs afin que ce soit compréhensible par tous. Ce vocabulaire est en relation avec la culture commune et avec le champ d’expression des émotions personnelles. Pour ce faire, proposer un questionnement ouvert qui invite les participants à explorer ensemble est essentiel dans l’animation d’un groupe. Elle doit préférer le rebond, l’enrichissement de la parole de l’autre à l’escalade d’arguments et ainsi assurer une co-construction en bonne intelligence.

5. Faciliter une compréhension partagée des enjeux et des positions de chacun

La posture de l’animateur est multiple : il est un médiateur lorsque des intérêts divergents sont en présence, un facilitateur pour favoriser l’accès de tous à la parole publique et un tiers garant. Tout au long de la concertation, l’animateur doit s’assurer que tout le monde est au même niveau de compréhension des enjeux et des points de vue. Il permet aux participants de réagir et de contribuer en connaissance de cause. Il fait émerger les convergences d’opinions.

6. Encourager la participation de tous dans les échanges

Il faut apprendre à écouter. Certains groupes, où la parole est pourtant libérée, ne s’écoutent plus. Les conversations en parallèle se multiplient, les uns coupent la parole aux autres… Les échanges n’ont alors de fin que celle du temps qui passe. Quand l’on ne s’écoute plus, on ne se comprend plus, on ne peut plus coopérer efficacement et on ne peut plus décider collectivement. En ce sens, l’animation du groupe doit permettre d’augmenter le niveau de présence des participants, les regarder, les interpeller est un premier levier pour stimuler leur présence. Favoriser la participation du plus grand nombre, garantir l’équité de parole, l’expression équilibrée de tous les acteurs est une des responsabilités de l’animateur.

7. Savoir mobiliser les différentes techniques et outils au service de l’animateur

L’animateur maîtrise les techniques d’animation telles que la reformulation, le questionnement ouvert, la synthèse… qui fluidifient les échangent et rassurent les participants. Au-delà des techniques d’animation à disposition de l’animateur, celui-ci doit s’appuyer sur des outils digitaux de facilitation qui permettent de capturer, accélérer et sécuriser les temps de concertation.

8. Savoir synthétiser et faire émerger les éléments clés de l’animation

Pendant le temps d’animation, l’animateur doit anticiper, identifier et synthétiser les éléments phares qui devront être partagés avec le groupe. La restitution « à chaud » est essentielle pour apporter une reconnaissance aux participants de la concertation, dégager les sujets consensuels, donner du sens à la démarche globale et clôturer.

9. Inscrire la réflexion sur le long terme et favoriser la mise en application

Verrouiller le travail effectué est une étape importante pour passer à l’action. L’animateur conclut les débats par une synthèse de ce qui a été dit ainsi qu'un rappel des décisions prises. Après la rencontre l’animateur s’assure de la formalisation du compte-rendu à partir des contributions et idées qui auraient émergées pendant les échanges et de sa diffusion auprès de l'ensemble des participants et autres parties prenantes.