L' espace de concertation

1. Un espace qui favorise les règles d’or d’une concertation réussie

Un certain nombre de règles du jeu s’appliquent à l’équipe projet ainsi qu’aux participants de la concertation : l’écoute (chacun des points de vue est écouté et enregistré), la transparence (chacune des questions posées trouve une réponse) et la co-construction (les temps de concertation favorisent l’intelligence collective et encouragent la formulation d’idées). Afficher clairement les règles d’or d’une concertation réussie dans l’espace d’accueil au travers de stickers muraux, d’une vitrophanie et/ou sur un écran, aide à renforcer l’acculturation de chacun et responsabilise les participants.

2. Un espace qui affiche les informations indispensables au concernement

L’enjeu du « concernement » est de donner, en amont et pendant les temps de concertation, suffisamment d’informations sur le sujet débattu pour que chacun puisse y réfléchir, se forger une opinion et contribuer en connaissance de cause. Prévoir une zone d’affichage de l’information (écran d’accueil, porte-affiches, porte-brochures etc.) au sein de l’espace de concertation c’est donc assurer une compréhension partagée du contexte et l’acquisition d’un socle de connaissances commun par les participants.

3. Un espace conçu comme un lieu de convivialité et de débat

C’est un lieu qui ouvre des perspectives de transformation et qui nourrit la création, le débat, l’apprentissage et la résonnance entre les personnes. En ce sens, l’espace de concertation rappelle les lieux communs de convivialité : salon, bar-café, espace de détente… des lieux familiers dans lesquels on aime se retrouver et échanger dans une relation d’échange et d’écoute, le tout dans le respect des opinions et des personnes.

4. Un espace chaleureux, vivant et esthétique pour mettre l’humain au centre et stimuler les sens

Par l’influence que peut avoir l’environnement intérieur sur la dynamique des personnes, la réflexion autour du « cadre de pensée » revêt un caractère stratégique. Avec un éclairage naturel et indirect, des couleurs neutres qui favorisent l’apaisement et stimulent la concentration, une place importante donnée à la végétation et un mobilier design, l’espace de concertation crée une ambiance conviviale et intellectuellement stimulante propice à l’émergence d’idées nouvelles.

5. Une qualité acoustique qui permet une communication fluide entre les personnes

L’espace de concertation est au service des échanges : en format plénière ou en sous-groupes, les échanges doivent être facilités par un environnement acoustique qui évite les haussements de voix, les bruits de fonds et contribue au confort et à la concentration des personnes. Une attention particulière est portée au revêtement des sols, à la pose de panneaux acoustiques… pour absorber les bruits parasites tout en assurant la bonne compréhension de ce qui se dit.

6. Des équipements technologiques pour faciliter l’animation et la communication

L’équipement technologique permet de tirer le meilleur parti du temps physique de concertation en facilitant la circulation de la parole, l’écoute, la concentration et l’immersion dans le sujet débattu. Selon les moyens et les problématiques traités, cet équipement peut prendre la simple forme d’une connexion Wi-Fi et d’un dispositif audio et vidéo de qualité (micros, vidéo-projecteur, écran) ou aller jusqu’à un équipement de haute technologie (utilisation de la VR ou de la réalité augmentée…) pour une immersion totale dans le contexte. Le dispositif technologique doit aussi permettre la captation audio et vidéo pour exploiter le contenu de la concertation et permettre si nécessaire une retransmission en direct pour embarquer les publics éloignés.

7. Des espaces modulables pensés pour favoriser le mouvement et l’impermanence

Les espaces doivent pouvoir être configurés pour s’adapter à la taille du groupe, au dispositif d’animation et aux objectifs de la concertation. Au-delà de cette adaptabilité aux usages, la modularité des espaces permet de favoriser le mouvement, l’impermanence, l’agilité. Faire se déplacer les participants pendant les différents temps de la concertation permet de mettre les esprits en mouvement, de bousculer les habitudes et les attitudes. Le mobilier entièrement mobile et modulable permet d’intégrer très facilement le mouvement en temps réel. On peut également mixer tables et chaises basses et hautes, positions assises et debout. Le tout pour encourager une attitude active et positive.

8. Des outils digitaux pour rythmer les temps de participation et créer l’émulation

Les contributions sont recueillies via des tablettes ou les téléphones portables des participants. Cette interactivité mobilise le collectif et libère la parole de tous les participants, évitant les monopolisations. Pour l’animateur, ces outils facilitent la modération et permettent de désamorcer les situations conflictuelles en remettant en perspective les contributions. La numérisation systématique des contributions apporte quant à elle confiance et transparence à la concertation car elle permet d’en tracer les sortants, de les afficher en direct et d’accélérer la restitution et son analyse. Les outils digitaux de concertation permettent d’animer et de rythmer la participation et l’intelligence collective. ETHICS Group développe et améliore continuellement la suite Colidée.com, un ensemble d’applications numériques spécialement développé pour soutenir la concertation.

9. Permettre une continuité virtuelle au cadre physique de la concertation

La mécanique de l’intelligence collective s’exerce au-delà du temps physique de la rencontre. Stimulée par les échanges et l’émulation de la rencontre physique, la production d’idées se poursuit par un temps de maturation d’idées qui peut apporter enrichissement et nouvelles perspectives à la concertation. Le réseau social de concertation Colidée.com permet de poursuivre la participation au-delà de la rencontre physique, de consulter l’ensemble des participations et d’enrichir son point de vue, mais aussi de faire grandir le mouvement en faisant rayonner la concertation autour de soi.